কীভাবে অফিস সরঞ্জামাদি সংরক্ষণ করতে হয়?, টেলিফোনে কথা বলার সৌজন্যমূলক আচরন সম্পর্কে বর্ণনা কর।

কীভাবে অফিস সরঞ্জামাদি সংরক্ষণ করতে হয়?, টেলিফোনে কথা বলার সৌজন্যমূলক আচরন সম্পর্কে বর্ণনা কর।

এইচ এস সি পরীক্ষা প্রস্তুতি শিক্ষা
শেয়ার করুন:

কীভাবে অফিস সরঞ্জামাদি সংরক্ষণ করতে হয়?

০১- ব্যবসা টেলিফোন সিস্টেম

অফিস টেলিকনফারেন্স এবং কম্পিউটার সরঞ্জাম সম্ভবত প্রাথমিক মানে আপনি গ্রাহকদের সাথে যোগাযোগের জন্য ব্যবহার করবেন এবং বিক্রেতার টেলিফোন হবে। আপনার ব্যবসার জন্য সঠিক মূল্যের সঠিক আকারের ফোনের সিস্টেমটি কেনার জন্য কী পরিষেবাগুলি, বৈশিষ্ট্য এবং বিকল্পগুলি উপলব্ধ রয়েছে তা বোঝা যায়।

০২- কম্পিউটার এবং সফটওয়্যার
তথ্য আজ কোন সফল প্রতিষ্ঠানের জীবনবোধ হয়। আপনার সুবিধাজনক তথ্য সরবরাহের মূল চাবিকাঠি এবং আপনার ব্যবসার জন্য সঠিক কম্পিউটার এবং সফ্টওয়্যার বাস্তবায়ন করছে। কম্পিউটার এখন ই-মেইলের জন্য ব্যবসার যোগাযোগের জন্য প্রয়োজনীয়।

আপনি আপনার ব্যবসার তথ্য ব্যাক আপ করার জন্য সিস্টেম অন্বেষণ করতে চান। এখন অনেকগুলি অনলাইন পরিষেবা পাওয়া যায় যা আপনাকে আপনার অফিসের নিরাপদ ও নির্ভরযোগ্য সাইটে ব্যাকআপ সরঞ্জামগুলিতে বিনিয়োগ করার জন্য সংরক্ষণ করবে।

০৩ – কম্পিউটার নেটওয়ার্ক এবং ইন্টারনেট সংযোগ
যদি তথ্য ব্যবসার জীবনধারা হয়, তাহলে কম্পিউটার নেটওয়ার্কগুলি হল শিরা এবং ধমনী যা আপনার ব্যবসার সমস্ত অংশে যে তথ্য চ্যানেলকে চ্যানেল বলে। এই জন্য, আপনি ইথারনেট ক্যাবলিং, একটি রাউটার, এবং সুইচ প্রয়োজন হবে, বিশেষ করে যদি আপনি একটি বড় নেটওয়ার্ক সেট আপ যে অনেক কর্মীদের সমর্থন করবে আপনার নেটওয়ার্কে বাইরের বিশ্বের সাথে সংযোগ স্থাপনের জন্য একটি মডেম দরকার হবে, এবং সেই মোডেমের সাথে আপনাকে একটি প্রদানকারী থেকে ইন্টারনেট সেবা লাগবে।

০৪ – মাল্টিফিকেশন প্রিন্টার
তথ্য সংগঠিত, চটপটে এবং ইলেক্ট্রনিকভাবে সরানো কিন্তু মানুষ এখনও কাগজ ভালবাসা। এটি ইলেকট্রনিক যদি আমরা এটি মুদ্রণ করতে চান। এটি মুদ্রিত হলে আমরা এটি স্ক্যান করতে চাই। এটা অন্য কোথাও যদি, আমরা এটি ফ্যাক করতে চান। এটি করার জন্য একটি মেশিন কেনা সব সময় এবং অর্থ আপনি সংরক্ষণ করতে পারেন।

০৫- স্মার্টফোন
“সময় টাকা,” তারা বলে, এবং কার্যকরী যোগাযোগ এবং সময় আপনাকে টাকা বা আপনি টাকা সংরক্ষণ করতে হবে। আপনার সংগঠিত এবং অনানুষ্ঠান পালন শুধুমাত্র একটি অর্থনৈতিক প্রভাব আছে কিন্তু আপনি আপনার জীবনে চাপ পরিচালনা করতে সাহায্য করবে। আপনার স্মার্টফোনের মাধ্যমে আপনার অফিসের ইমেইল অ্যাক্সেসের ফলে একটি বিশাল সুবিধা এবং সুবিধার (অবশ্যই, এটি নেতিবাচকতার সাথে আসে যা আপনি মনে করেন যে আপনি আপনার অফিস ছেড়ে যাবেন না, যা আপনার কাজ জীবনের ভারসাম্যের জন্য একটি সমস্যা হতে পারে)।

০৬ – স্ফীততা
যত তাড়াতাড়ি আমরা কাগজ তৈরি আমরা এটি ধ্বংস করতে হবে। আপনার ব্যবসার জন্য এটি দখল তথ্য জন্য দায়ী। এটি একটি কর্মচারী ব্যক্তিগত তথ্য, একটি গ্রাহক তালিকা, একটি ক্লায়েন্টের সংবেদনশীল উপকরণ বা একটি গোপনীয় মেমো হতে পারে। যে তথ্য আপনি দায়ী জন্য দায়ী হন ভুল হাতে আপনার কোম্পানী এবং আপনার ক্লায়েন্টদের জন্য বিধ্বংসী হতে পারে।

০৭- মেইলিং সরঞ্জাম
ডকুমেন্টস, প্রোডাক্ট নমুনা, ক্যাটালগ এবং বিবৃতিগুলি কেবলমাত্র কয়েকটি আইটেমের উদাহরণ যা আপনার কোম্পানির বাইরে পাঠানো হতে পারে। সঠিক মেইলিং সরঞ্জাম, যেমন দাঁড়িপাল্লা এবং পোস্ট সফ্টওয়্যার হিসাবে আপনার কোম্পানির মূল্যবান সময় এবং অর্থ সংরক্ষণ করতে পারেন।

যে ভাবে আমরা সংরক্ষন করতে পরি যথা সময় এই গুলোর সঠিক ব্যবহার করতে হবে ।
সময় মতো পরিষ্কার করতে হবে। প্রতি দিন বা সাপ্তাহ এক দিন এই গুলো পরিষ্কার করতে হবে।
প্রযোজনে বিশেষ লোক দিয়ে এই গুলো পরিষ্কার করতে হবে।

টেলিফোনে কথা বলার সৌজন্যমূলক আচরন সম্পর্কে বর্ণনা কর।

১।ফোন করার আগে অথবা ফোন রিসিভ করার আগে উচিৎ আশেপাশে শান্ত পরিবেশ তৈরি করা ।যেমনঃ উচ্চস্বরে রেডিও টেলিভিশন অথবা গান বাজলে সম্ভব হলে তা কমাতে হবে বা আশেপাশে বাচ্চারা চিৎকার করে খেলাধুলা করলে ফোন করার আগে অথবা ফোন রিসিভ করার আগে তাদের থামাতে হবে।

২। কাউকে ফোন করার আগে দেখতে হবে এটা কোন ধর্মীয় আচরন পালনের সময় কিনা? যেমনঃ পাচ ওয়াক্ত নামাজের সময় কাউকে ফোন না করাই ভাল।

৩। ক্লাস অথবা মিটিং এ ফোন এর টোন সাইলেন্ট বা ফোন অফ করে রাখাই স্রেয়।

৪। কারো সাথে ফোনে কথা বলার সময় অপ্রয়োযনে পাশে কার সাথে কথা না বলা।এতে যাকে ফোন করছেন অথবা যার ফোন রিসিভ করছেন সে বিরক্ত হতে পারে।

৫।অপ্রয়োয্নীয় কথা না বলে অল্প সময়ের মাঝে কথা শেষ করা।কারন আপনি যাকে ফোন করেছেন তিনি হয়তো ফোনে বেশি কথা বলতে পছন্দ নাও করতে পারেন।

৬। জনবহুল জায়গা যেমন, যানবাহন, হোটেল বা রেস্টুরেন্ট এ ফোনে কথা নীচু স্বরে বলা উচিৎ যাতে পাশের লোকজন বিরক্ত না হোন।

৭।ঘুমানোর সময় অর্থাৎ গভীর রাতে বা অনেক ভোরে অপ্রয়োযনে কাউকে ফোন না করা ।হয়তো যাকে আপনি ফোন করেছেন তিনি অনেক পরিশ্রম এর পর রাতে একটু ঘুমানোর সুযোগ পেয়েছেন।

৮। অপ্রয়োযনে কাউকে মিস কল দিয়ে বিরক্ত না করা।

৯। ফোন করে জোরপুর্বক কারো সাথে বন্ধুত্ত বা কোন রিলেশন করতে না চাওয়া।

১০। জনবহুল জায়গা যেমন, যানবাহন, হোটেল বা রেস্টুরেন্ট এ ফোনে বেশী আন্তরিক কথাবার্তা না বলা যাতে আশেপাশের লোকজন আপনার কথায় অপ্রস্তুত বোধ না করে।

১১। ফোনে উচুস্বরে গান-বাজনা না শুনা।সুযোগ থাকলে হেডফোন ব্যাবহার করা উচিৎ।

১২। ফোনের রিংটোন মধ্যম সাউন্ডে রাখা।কারন আপনার ফোনের হটাৎ জোরালো সাউন্ডে আশেপাশের লোকজন আৎকে উঠতে পারে।

১৩। রিংটোন হিসাবে ভৌতিক সাউন্ড ব্যাবহার না করা।আপনার ফোনের ভৌতিক সাউন্ড এ শিশুদের মানসিক ক্ষতি হতে পারে।
অপরিচিত কাউকে টেলিফোন বা মোবাইলে করলে

অপরিচিত কাউকে টেলিফোন বা মোবাইলে করলে

📳 হ্যালো’ শোনার সাথে সাথে অভিবাদন করুন যথা ‘আস্সালামুআলাইকুম, আদাব, গুড মর্নিং ইত্যাদি।’ প্রথমে নিশ্চিত হোন এটা আপনার ইস্পিত নাম্বার কি না, সেজন্য বলুন, ‘এটা কী ৯৮———নম্বর ফোন?’ নম্বরগুলো ধীরে ধীরে স্পষ্টভাবে উচ্চারণ করুন যাতে তিনি তাঁর নম্বরের সাথে সহজে মিলিয়ে নিতে পারেন।

📳 কখনও তাঁকে ফোন নম্বর জিজ্ঞেস করবেন না। ইস্পিত নম্বর না হলে, বলুন, ‘দূঃখিত, ভুল সংযোগহেতু আপনাকে বিরক্ত করতে হলো।’
📳 ইস্পিত নম্বর হলে সংক্ষেপে আপনার পরিচয় দিন যথা ‘আমি— (নাম) ——-বলছি। — (নাম)— সাহেবের সাথে কথা বলতে পারি কী?’

📳 আপনার নিজের পরিচয় দেবার আগে অপরপক্ষকে কখনও জিজ্ঞেস করবেন না, ‘কে বলছেন’। অচেনা ব্যক্তির কাছে নিজের পরিচয় দিতে কেউই সাচ্ছন্দবোধ করে না। তাছাড়া এটা শিষ্টাচার বহির্ভূত এবং ব্যক্তিগত প্রশ্নের পর্যায়ে পড়ে বিধায় বিরক্তির উদ্রেক ঘটাতে পারে।

📳 কণ্ঠস্বর থেকে যদি মনে হয় আপনার ইস্পিত ব্যক্তিই কথা বলছেন তখন নিশ্চিত হওয়ার জন্য, বলুন, ‘আমি কী — (নাম)— সাহেবের সাথে কথা বলছি?’ অন্যথায় আপনি বিব্রতকর অবস্থায় পড়ে যেতে পারেন; পুত্র মনে করে পিতাকেই বন্ধুর মত তুই-তোকারি করে ফেলতে পারেন।

📳 টেলিফোনে আপনার ইস্পিত ব্যক্তিকে পান বা না পান কথোপকথন শেষ করে ধন্যবাদ দিন এবং অভিবাদন বিনিময় করুন।

📳 ইস্পিত ব্যক্তির অনুপস্থিতির কারণে যদি আপনার কোন নম্বর দিতে চান, তবে বলুন, ‘যদি কিছু মনে না করেন অনুগ্রহ করে আমার ফোন নম্বরটি লিখে রাখতে পারবেন কী?’ কাগজ কলম সংগ্রহ করার জন্যে তাঁকে সময় দিন। তিনি প্রস্তুত হলে আপনার নাম, নম্বরগুলো ধীরে ধীরে স্পষ্টকরে বলুন। শেষ হলে তাঁকে একবার পড়তে অনুরোধ করুন এভাবে; ‘আপনি কী অনুগ্রহ করে একবার পড়বেন? আমি যদি কোথাও ভুল করে থাকি।’ এটা আপনার ইস্পিত ব্যক্তির কাছে হস্তান্তর করার জন্য আর একবার অনুরোধ করুন।

অপরিচিত কারো মোবাইল বা টেলিফোন ধরলেঃ

📲 ফোনকল আসলে যথাসম্ভব দ্রুত তা এটেন্ড করুন; একান্ত অপরাগ না হলে খাবারে/ প্রাতকর্মে বা অন্য কোন ব্যস্ততায় সাময়িক বিরতি দিয়ে হলেও ফোন রিসিভ করুন। সর্বাবস্থায় ফোনকলকে অধিক গুরুত্ব দেয়া বাঞ্ছনীয় ।

📲 রিসিভার উঠিয়ে নরমকণ্ঠে বলুন, “হ্যালো” এবং অভিবাদন বিনিময় করুন যথারীতি।

📲 টেলিফোনকারির ‘কে বলছেন? কত নম্বর’ ইত্যাকার প্রশ্নে বিরক্তি প্রকাশ না করে নরম কণ্ঠে তাঁকেই জিজ্ঞেস করুন, ‘আপনি কাকে চাচ্ছেন বা কত নম্বরে ফোন করেছেন’। এটাই তাঁকে টেলিফোন-শিষ্টাচারে পুশব্যাক করার উৎকৃষ্ট পন্থা।

📲 ইস্পিত ব্যক্তি যদি না থাকে তবে ফোনকারির থেকে জেনে নিন; কোন ম্যাসেজ রাখতে হবে কিনা। থাকলে ম্যাসেজটি লিখে নিন এবং তা দ্রুততম সময়ে ইস্পিত ব্যক্তির কাছে পৌঁছে দিন। কোন কারণে আপনি অপরাগ হলে অন্য কাউকে দায়িত্ব দিন তা যথাসময়ে পৌঁছে দেয়ার জন্যে।

📲 আপনার অনুপস্থিতিতে কেউ যদি ফোন করে থাকে, কল-ব্যাক করতে ভুল/ অবহেলা করবেন না। এটা টেলি-শিষ্টাচারের অতি গুরুত্বপূর্ণ একটি দাবি।

📲 কোন কিছু চিবুতে চিবুতে বা হাই তুলতে তুলতে ফোনে কথা বলবেন না। এটা ফোনকারিকে অবহেলা করার নামান্তর।

📲 কথা শেষ হলেই সাথে সাথে রিসিভার রেখে দেবেন না। অপর পক্ষের রিসিভার রাখার শব্দ না শোনা পর্যন্ত অপেক্ষা করুন; অতঃপর নিজেরটি রাখুন।

মোবাইলের ক্ষতিকারক দিকঃ
প্রযুক্তির এই যুগে আমরা মোবাইল ছাড়া অচল বললে বেশি বলা হবে না। কাজের প্রয়োজনে একে অপরের সাথে যোগাযোগ রক্ষার জন্য আপনার মোবাইল ফোনটি খুবই জরুরি। এই মোবাইলের সঠিক ব্যবহার কি করছি সে বিষয়ে হয়তো অনেকেই চিন্তা করি না। প্রয়োজনের বাইরেও হয়তো মোবাইলে কথা বলছি আমরা। আর এতে আমরা ক্ষতিগ্রস্ত হচ্ছি নানাভাবে।
প্রযুক্তির যেকোনো আবিষ্কারের মতো মোবাইল ফোনের খারাপ এবং ভালো দুটি দিকই বর্তমান। জরুরি মুহূর্তে একটা মোবাইল ফোন আপনার জীবন-মরণ ঠিক করে দিতে পারে। যেকোনো সময় যেকোনো মানুষের সাথে যোগাযোগ ঘটাতে সাহায্য করে সেলফোন, যা বিস্ময়কর। আবার অবৈধ কাজও হচ্ছে এই মোবাইল ফোন দিয়ে। যা খুবই দুঃখজনক। এই জন্য মোবাইলে কথা বলার জন্য জানা থাকতে হবে কিছু আদব-কায়দা ও মোবাইলের ক্ষতিকারক দিক…। কিভাবে ব্যাবহার করলে আপনার জন্য সবচেয়ে ভালো হবে তার জন্য রয়েছে স্পেশাল টিপস …।

সময়েরর সাথে সাথে সেলফোন প্রযুক্তিটির উন্নয়ন ঘটছে। আর তাই এর ব্যবহারকারীর মধ্যে দায়িত্ববোধ সৃষ্টি করার প্রয়োজনীয়তা রয়েছে। পিতামাতা এবং শিক্ষকদের উচিত হবে শুধুমাত্র প্রয়োজনের সময় মোবাইল ফোন ব্যবহারের পরামর্শ শিশু এবং কিশোরদের দেওয়ার জন্য। সেইসাথে মোবাইলে কথা বলার আদব-কায়দাও জেনে নেওয়া উচিত। আসুন, আমরা মোবাইল ব্যবহারের ব্যাপারে আরও যত্নবান হই।

H.S.C

শেয়ার করুন:

2 thoughts on “কীভাবে অফিস সরঞ্জামাদি সংরক্ষণ করতে হয়?, টেলিফোনে কথা বলার সৌজন্যমূলক আচরন সম্পর্কে বর্ণনা কর।

আপনার মূল্যবান মতামত দিন