ডেটা এন্ট্রি নিয়ন্ত্রণ কি এবং কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ?,ডাটা এন্ট্রি কি? ডাটা এন্ট্রি সম্পর্কে যাবতীয় তথ্য

সোশ্যাল মিডিয়া আর প্রযুক্তির কল্যাণে আমরা প্রায় সবাই ‘ডাটা এন্ট্রি’ কথাটির সাথে পরিচিত। তাছাড়া, যারা ফ্রিল্যান্সার হিসেবে ক্যারিয়ার গড়তে চান তাদের কাছেও বেশ সুপরিচিত শব্দ এটি। কিন্তু আসলে ডাটা এন্ট্রি কি? কারাই বা ডাটা এন্ট্রির চাকরি করতে পারেন এবং কত টাকা উপার্জন করা যায় এর মাধ্যমে? 

ডাটা এন্ট্রি জব সম্পর্কে আপনার যা যা জানা প্রয়োজন তা নিয়েই আজকের এই ব্লগ! তাই পুরো ব্লগটি পড়ুন ও আজই ডাটা এন্ট্রি শিখুন!

ডাটা এন্ট্রি কি? | What is data entry?

ডাটা এন্ট্রি (Data Entry) হলো এমন একটি কাজ যেখানে সাধারণত ইলেকট্রনিক ডেটা যোগ, যাচাই ও সম্পাদনা করতে হয়। ডাটাবেজের ডাটা যোগ করা, বিভিন্ন পরিসংখ্যান যোগ করা থেকে শুরু করে নোট বা রেকর্ডিং থেকে ডাটা প্রতিলিপি (Transcribe) করাও ডাটা এন্ট্রির মধ্যে পড়ে। অর্থাৎ এর পরিসরটা আসলে অনেক বড়। 

যারা ডাটা এন্ট্রি করেন তাদের মধ্যে রয়েছে ইলেক্ট্রনিক ডাটা প্রসেসর, টাইপিস্ট, ওয়ার্ড প্রসেসর, ট্রান্সক্রাইবার, কোডার ইত্যাদি। সাধারণত কম্পিউটার ও ইলেক্ট্রনিক ডাটা প্রসেসর ব্যবহার করে ডাটাবেজ বা ডকুমেন্টেশেন প্ল্যাটফর্মে ডাটা বা ইনফরমেশন দেয়া হয়। তবে নিয়োগকর্তার চাহিদা অনুসারে কিছুক্ষেত্রে ইলেক্ট্রনিক মিডিয়াম বাদে কাগজের ডকুমেন্টও ব্যবহার করতে হতে পারে।

ডাটা এন্ট্রি কি তা নিয়ে একটা বেসিক ধারণা হয়তো আপনি পেয়ে গিয়েছেন। এখন জেনে নেওয়া যাক ডাটা এন্ট্রি জব সম্পর্কে।

---

আরো ও সাজেশন:-

ডাটা এন্ট্রি জব / চাকরি

ডাটা এন্ট্রির চাকরিতে একজন প্রফেশনালকে যেসব দায়-দায়িত্ব পালন করতে হয়:

• ডাটা এন্ট্রির ডকুমেন্টগুলো প্রস্তুত, ডাটা ইনপুট ও সংকলন করা
• কাগজ থেকে কম্পিউটার ফাইলে ডাটা স্থানান্তর
• ডাটা চেক করা এবং কোনো ভুল থাকলে তা সংশোধন করা
• প্রয়োজনে ডকুমেন্ট স্ক্যান ও প্রিন্ট করা
• ডাটার গোপনীয়তা রক্ষা করা
• রিপোর্ট প্রস্তুত করা, ইত্যাদি।

ডাটা এন্ট্রি চাকরির ধরন

দুটি প্রধান ডাটা এন্ট্রি কাজের ধরন আর বৈশিষ্ট্য দেয়া হল:

১। রিমোট (ফ্রিল্যান্স)

• একজন রিমোট ওয়ার্কার কিংবা ফ্রিল্যান্সার হিসেবে আপনি ঘরে বসে কিংবা যেকোনো জায়গা থেকে কাজ করতে পারবেন।
• আপনার পছন্দমতো সময়ে কাজ করতে পারবেন।
• সাধারণত রিমোট কাজে কীস্ট্রোক অনুযায়ী বা প্রজেক্ট অনুযায়ী পে করা হয়।
• রিমোট ওয়ার্কারদের নির্ভরযোগ্যতা, কাজের দক্ষতা ও নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে কাজ শেষ করার প্রবণতাকে গুরুত্ব দেয়া হয়।
• একাডেমিক পড়াশোনা অথবা ফুলটাইম চাকরিজীবী হওয়ার পাশাপাশি রিমোট ডাটা এন্ট্রির চাকরি আপনাকে আরও বেশি উপার্জনের সুযোগ করে দিতে পারে।

২। ফুলটাইম চাকরি (In-house Job)

• রিমোট কাজ না হলে সাধারণত ঘণ্টা হিসেবে পে করা হয়।
• এক্ষেত্রে বোনাস, ছুটি, স্বাস্থ্য সুবিধাসহ বিভিন্ন সুযোগ সুবিধা পাওয়া যায়।
• কাজের গতি, নির্ভরযোগ্যতা ও নির্ভুলতাকে বেশি গুরুত্ব দেয়া হয়।

ডাটা এন্ট্রি জব -এ স্যালারি

এই কাজের ধরন ও ভিন্নতার ভিত্তিতে পেমেন্টের পদ্ধতি ও পরিমাণ আলাদা হয়ে থাকে। প্রাতিষ্ঠানিক কাজ হলে প্রজেক্ট অনুযায়ী স্যালারি দেয়া হতে পারে। তাছাড়া প্রতি মিনিট বা ঘণ্টায় কীস্ট্রোক হিসেবে অথবা ঘণ্টা হিসেবেও পে করা হতে পারে।  

PayScale এর হিসাব অনুসারে, এই সেক্টরে কাজের পারিশ্রমিক প্রতি ঘন্টায় $11 থেকে প্রায় $17 পর্যন্ত হয়। বেশি দক্ষতা ও অভিজ্ঞতা সম্পন্ন প্রার্থীদের পারিশ্রমিক আরও বেশি হয়। গড়ে তাদের বেতন প্রতি ঘন্টায় প্রায় $14.41.

অর্থপ্রদানের হার সাধারণত টাইপিং এর গতির ওপর নির্ভর করে। তাই আপনি যদি দ্রুত টাইপ করতে পারেন, তাহলে ডাটা এন্ট্রি শিখুন ও কাজ শুরু করুন। 

ডাটা এন্ট্রির চাকরির জন্য প্রয়োজনীয় দক্ষতা ও যোগ্যতা

ওয়ার্ড প্রসেসিং, ডাটাবেজ ম্যানেজমেন্ট, স্প্রেডশিটের মতো সফটওয়্যারগুলোতে ভালো দক্ষতা এবং ইংরেজিতে ভালো দখল থাকলে যে কেউই এই সেক্টরে ক্যারিয়ার শুরু করতে পারে। সাধারণত কোনো নির্দিষ্ট শিক্ষাগত যোগ্যতা এই চাকরির ক্ষেত্রে প্রয়োজন হয় না তবে ক্ষেত্রবিশেষে নিয়োগকর্তা বা কোম্পানি এমন প্রার্থীদের পছন্দ করেন যারা অন্তত মাধ্যমিক বা উচ্চ মাধ্যমিক সম্পন্ন করেছেন। কোনো কোনো ক্ষেত্রে এর চেয়ে বেশি শিক্ষাগত যোগ্যতাও সন্ধান করা হয়।

এছাড়াও বিভিন্ন সফট স্কিল আয়ত্তে রাখা প্রয়োজন এই সেক্টরে কাজে আসে:

• ভালো যোগাযোগ দক্ষতা
• ভালো সাংগঠনিক ক্ষমতা
• বেসিক সফটওয়্যার দক্ষতা
• ভালো টাইপিং স্পিড
• চাপের মধ্যে কাজ করার সক্ষমতা
• ডেডলাইন বা নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে কাজ শেষ করার সামর্থ্য
• ব্যাকরণ, বানান ও বিরাম চিহ্ন সম্পর্কে ভালো জ্ঞান
• ডাটার গোপনীয়তা রক্ষা করার নিশ্চয়তা
• নির্ভুলভাবে, মনোযোগের সাথে কাজ করার সক্ষমতা। 

এই সফট স্কিলগুলো আপনার আয়ত্তে থাকলে এগুলো কাজে লাগিয়ে আয় করতে এখনই ডাটা এন্ট্রি শিখুন!

কেন করবেন ডাটা এন্ট্রির চাকরি? 

•  সহজে চাকরির সুবিধা

বিভিন্ন ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠান থেকে শুরু করে ব্যাংকিং, আইটি সেক্টর, স্বাস্থ্যখাত, এমনকি সরকারি-বেসরকারি বিভিন্ন সেক্টরেও আজকাল এই কাজগুলোর অনেক চাহিদা। তাই এই সেক্টরে সহজেই চাকরি পাওয়ার সুবিধা রয়েছে।

• স্বাধীনভাবে কাজ করার সুযোগ

ভার্চুয়াল বা রিমোট ডাটা এন্ট্রি জব -গুলো নিজ সুবিধা মতো স্বাধীনভাবে করার সুযোগ রয়েছে। যারা কোন বিশেষ স্কিল আয়ত্ত করা ছাড়াই ফ্রিল্যান্সার হিসেবে কাজ করতে চান তাদের জন্য এই কাজগুলো বেশ উপযুক্ত।

• বিশেষ কোনো যোগ্যতার প্রয়োজন নেই 

অন্যান্য চাকরিতে যে ধরনের দক্ষতা ও যোগ্যতা প্রয়োজন হয়, তার তুলনায় ডাটা এন্ট্রি জব -গুলোতে দক্ষতা প্রয়োজন হয় খুব কম। পাশাপাশি, ডাটা এন্ট্রির বেসিক দক্ষতা অর্জনও তুলনামূলকভাবে সহজ ও এই সেক্টরে শিক্ষাগত যোগ্যতার ওপর খুব বেশি গুরুত্ব দেওয়া হয় না। 

[ বি:দ্র: উত্তর দাতা: রাকিব হোসেন সজল ©সর্বস্বত্ব সংরক্ষিত (বাংলা নিউজ এক্সপ্রেস)]

ডাটা এন্ট্রির চাকরি শুরু করবেন যেভাবে

ডাটা এন্ট্রির চাকরি সম্পর্কে তো জানা হল। কিন্তু শুরুটা করবেন কীভাবে?

রিমোট বা ফুলটাইম, আপনার সুবিধা অনুযায়ী যেকোনো ধরন বেছে নিতে পারেন:

১. রিমোট জব:

বিভিন্ন আন্তর্জাতিক ফ্রিল্যান্সিং ওয়েবসাইট যেমন: Upwork, Fiverr ইত্যাদিতে এই কাজগুলোর চাহিদা অনেক বেশি। রিমোট জব হওয়ায়  আপনি আপনার সুবিধা মতো সময়ে, যেকোনো জায়গা থেকে কাজ করতে পারবেন।

তাছাড়া ঘরে বসেই ডাটা এন্ট্রি চাকরির স্টেপ বাই স্টেপ গাইডলাইন আপনি পেতে পারেন টেন মিনিট স্কুলের ‘Data Entry দিয়ে Freelancing’ কোর্সটির মাধ্যমে। এই কোর্সটিতে একজন ফ্রিল্যান্সার হিসেবে প্রোফাইল তৈরি থেকে শুরু করে প্রয়োজনীয় স্কিল আয়ত্তে আনা ও প্রয়োগ করার মতো বিষয়গুলো হাতে-কলমে ব্যাখ্যা করা হয়েছে।

---

তবে ওয়েবসাইট বা মার্কেটপ্লেসগুলোতে এই কাজ পেতে বেশ কিছু বিষয় লক্ষ্য রাখা উচিত:

• ভালো প্রোফাইল:

অনলাইন মার্কেটপ্লেসগুলোতে জব পাওয়ার ক্ষেত্রে আপনার প্রোফাইল বেশ গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে। আপনার দক্ষতা রয়েছে, কিন্তু প্রোফাইলের মাধ্যমে যদি তা প্রকাশ না করতে পারেন তবে আপনার জব পাওয়াটা বেশ কষ্টসাধ্যই হয়ে যাবে।

• অন্যান্য দক্ষতা অর্জন:

এই ধরনের চাকরিগুলোর জন্য যে ন্যূনতম দক্ষতা এবং ইন্টারপার্সোনাল স্কিলের দরকার হয় সেগুলো থাকা প্রয়োজন। সেই সাথে রিমোট জবের জন্য সময় বরাদ্দ করা এবং সে অনুযায়ী কাজ করতে পারাটাও জরুরি। তাছাড়া নিয়োগকর্তার সাথে যোগাযোগ রক্ষা করা ও তার চাহিদা বুঝে কাজ করার সামর্থ্য আপনাকে এই সেক্টরে একজন সফল প্রফেশনাল হিসেবে গড়ে তুলতে পারে।

২. ফুলটাইম চাকরি:

বর্তমানে বিভিন্ন সরকারি-বেসরকারি প্রতিষ্ঠানে ডাটা এন্ট্রি প্রফেশনালের চাহিদা অনেক বেশি। ফুলটাইম চাকরির ক্ষেত্রে নিয়োগের সময় আপনার কাজের দক্ষতাকে গুরুত্ব দেয়া হবে। তাছাড়া কাজের গতি, নির্ভরযোগ্যতা ও নির্ভুলতাকেও লক্ষ্য করা হয়। পাশাপাশি নিয়োগকারী প্রতিষ্ঠানভেদে  নির্দিষ্ট শিক্ষাগত যোগ্যতাও প্রয়োজন হয়।

ডাটা এন্ট্রির চাকরি করতে যেসব অভিজ্ঞতা থাকা ভালো

এই সেক্টরে একজন প্রফেশনাল হিসেবে ক্যারিয়ার বেছে নেয়ার আগে কিছু ব্যবহারিক অভিজ্ঞতা থাকা ভালো:

• শিক্ষাগত অভিজ্ঞতা 

ডাটা এন্ট্রি বিষয়ক টেকনিক্যাল সেশন, ওয়ার্কশপ, ট্রেনিং ইত্যাদির মাধ্যমে এ সংক্রান্ত শিক্ষা নেয়া যেতে পারে। এতে করে আপনি চাকরির আবেদনে অনেকের থেকে এগিয়ে থাকবেন।

• ইন্টার্নশিপ করা

এই সেক্টরে যেকোন ধরনের ইন্টার্নশিপ অথবা স্বেচ্ছাসেবামূলক কাজ করা যেতে পারে। ডাটা এন্ট্রি জব তুলনামূলকভাবে সহজ হওয়ায় এখানে প্রতিযোগিতাও বেশি থাকে। তাই এই সেক্টরের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ ইন্টার্নশিপের অভিজ্ঞতা  আপনাকে অনেকের থেকে এগিয়ে রাখবে।

• সার্টিফিকেট অর্জন

ডাটা এন্ট্রি সংক্রান্ত সার্টিফিকেট অর্জন এই সেক্টরে আপনার গুরুত্ব ও চাহিদা বৃদ্ধি করতে সাহায্য করবে। টেন মিনিট স্কুলের ‘Data Entry দিয়ে Freelancing’ কোর্সটি করলে আপনি শুধুমাত্র এই সেক্টরে প্রয়োজনীয় দক্ষতাই অর্জন করবেন না, পাশাপাশি কোর্স শেষে পেয়ে যাবেন সার্টিফিকেট।

কীভাবে সফল হবেন ডাটা এন্ট্রি সেক্টরে? 

একজন ভালো ডাটা এন্ট্রি প্রফেশনাল হতে হলে বেশ কিছু দক্ষতা বা স্কিল থাকা প্রয়োজন। এই স্কিলগুলো অর্জনে যথেষ্ট সময়ও আপনাকে ব্যয় করতে হবে। এই ফিল্ডে ভালো করতে এই স্কিলগুলো বিবেচনায় রাখা যেতে পারে:

• ইংরেজি ভাষার দক্ষতা অর্জন

এই সেক্টরের সব কাজই সাধারণত ইংরেজিতে হয়ে থাকে। এজন্য, এ ভাষায় পরিপূর্ণ দক্ষতা অর্জন করা জরুরি। 

• ভালো টাইপিস্ট হওয়া

বিভিন্ন রাইটিং প্রোগ্রাম বা সফটওয়্যার, যেমন: মাইক্রোসফট ওয়ার্ড, ডক্স, পেইজ ইত্যাদিতে টাইপ করে অনুশীলন করতে পারেন। এক্ষেত্রে অবশ্যই টাইপিং স্পিড লক্ষ্য রাখা জরুরি। টাইপিং স্পিড যত বেশি হবে এই সেক্টরে সফল হওয়ার সম্ভাবনা ততটাই বেড়ে যাবে। 

এই চাকরিগুলোতে সাধারণত প্রতি মিনিটে ন্যূনতম ৪৫টি শব্দ টাইপ করতে পারতে হয়। ট্রান্সক্রিপশনিস্ট বা টাইপিস্টের মত পদের জন্য প্রতি মিনিটে গড়ে ৬০-৯০টি শব্দ টাইপ করতে হয়।  

আপনার টাইপিং স্পিড নির্ধারণ করতে অনলাইন টেস্ট করে নিতে পারেন। পাশাপাশি টাইপিং স্পিড বাড়াতে সাহায্য করে এমন গেম খেলেও স্পিড বাড়াতে পারেন। 

• কম্পিউটার দক্ষতা অর্জন

একজন ডাটা এন্ট্রি স্পেশালিস্ট হিসেবে বিভিন্ন কম্পিউটার প্রোগ্রাম ব্যবহার, ইলেকট্রনিক ডাটা ইনপুট দেয়া, এডিট করা, সেভ করতে পারা জরুরি। অর্থাৎ ভালো কম্পিউটার স্কিল থাকা ডাটা এন্ট্রি সেক্টরের জন্য বলা চলে অত্যাবশ্যক।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড, মাইক্রোসফট এক্সেলের মত জনপ্রিয় প্রোগ্রামগুলোর বেসিক টিউটোরিয়ালগুলো দেখে নিতে পারেন। পাশাপাশি ভালো হয়, কম্পিউটারের বেসিক কিছু ডিভাইস যেমন: স্ক্যানার, প্রিন্টার ইত্যাদির ব্যবহারও শিখে রাখা দরকার। এজন্য অনলাইন টিউটোরিয়ালের সাহায্য নিতে পারেন।

• ইন্টারপার্সোনাল (Interpersonal) স্কিল বৃদ্ধি

প্রজেক্টভিত্তিক কাজে আপনাকে ক্রমাগত আপনার নিয়োগকর্তা ও সহকর্মীদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে। তাছাড়া প্রয়োজনে কাস্টমারদের সাথেও যোগাযোগ রক্ষা করতে হতে পারে। এজন্য নিজের বিভিন্ন ইন্টারপার্সোনাল স্কিল যেমন: কমিউনিকেশন স্কিল, কাস্টমার সার্ভিস, অর্গানাইজিং স্কিল বৃদ্ধিতে কাজ করতে পারেন।  

এই দক্ষতাগুলো আপনার থাকলে এগুলো কাজে লাগিয়ে আয় করতে এখনই ডাটা এন্ট্রি শিখুন!

ডাটা এন্ট্রির সব চাকরিই কি নির্ভরযোগ্য? 

পার্ট টাইম অথবা ফুল টাইম চাকরি হিসেবে এই সেক্টর অনেক সুবিধাজনক হলেও, চাকরি খোঁজার ক্ষেত্রে কিছু সতর্কতা অবলম্বন করা জরুরি:

• স্ক্যাম (Scam) থেকে সাবধান!

বিভিন্ন প্রতারণামূলক অফার, উচ্চ বেতনের প্রতিশ্রুতিসহ বিভিন্ন স্ক্যাম এই সেক্টরে চাকরি পাওয়ার ক্ষেত্রে অসুবিধার সৃষ্টি করতে পারে৷ ঝুঁকি এড়াতে নিচের বিষয়গুলো লক্ষ্য রাখতে পারেন:

• চাকরিতে জয়েন করার আগে সংশ্লিষ্ট কোম্পানি সম্পর্কে যথেষ্ট গবেষণা করে নিন। সাধারণত একটি বৈধ কোম্পানির যোগাযোগের ঠিকানা, অবস্থান, কার্যক্রম সম্পর্কে বিস্তারিত দেয়া থাকবে। এসব তথ্যের অভাব রয়েছে এমন কোম্পানিতে জয়েন করবেন না।
• নিজের ব্যক্তিগত তথ্য যেমন: একাউন্ট নম্বর, সোশ্যাল সিক্যুরিটি নম্বর ইত্যাদি দেয়া থেকে বিরত থাকুন।
• যে কোম্পানিগুলো প্রশাসনিক খরচ, সার্টিফিকেশন বা প্রশিক্ষণ প্রোগ্রামের জন্য অর্থ দিতে বলে সেগুলো এড়িয়ে চলুন। বৈধ নিয়োগকর্তা বা কোম্পানি কখনোই প্রাথমিকভাবে চাকরিপ্রার্থীর কাছ থেকে কোনো অর্থ নেবে না।

বর্তমানের এই বহুল প্রতিযোগিতা্র চাকরির বাজারে অভিজ্ঞতা ছাড়া ও সামান্য কিছু দক্ষতা অর্জনের মাধ্যমেই ক্যারিয়ার গড়ার অন্যতম সুযোগ পেতে পারেন ডাটা এন্ট্রির চাকরিতে। আপনার যদি টাইপিং এর ওপর ভালো দখল থাকে, নির্ভুলভাবে এবং নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে কাজ করার সক্ষমতা থাকে তবে আপনি ডাটা এন্ট্রি শিখুন ও নির্দ্বিধায় এটিকে ফুল টাইম বা পার্ট টাইম উপার্জন করার মাধ্যম হিসেবে বেছে নিন।